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Politique d'acquisition des fonds d'archives
Objet
L’énoncé qui suit vise à définir et à préciser la politique d’acquisition de fonds d’archives du Centre d’archives de Vaudreuil-Soulanges, centre d’archives agréé par les Archives nationales du Québec. Il s’applique à fixer les objectifs, les principes, les champs d’intervention, les modes et critères d’acquisition d’une telle politique.
Objectifs
La politique d’acquisition du Centre d’archives de Vaudreuil-Soulanges répond au mandat qu’il s’est fixé en tant que corporation et lui permet d’atteindre ses buts.
à€ cet effet, cette politique établit les objectifs suivants:
- assurer la sauvegarde et la conservation du patrimoine archivistique de la région de Vaudreuil-Soulanges ou touchant l’histoire de la région;
- favoriser l’accessibilité aux documents afin de soutenir la recherche en histoire et dans les domaines connexes et ce pour le public de la région et d’ailleurs;
- favoriser la diffusion de ce patrimoine au public de la région et d’ailleurs par des publications, Internet, animations, films et autres techniques;
- établir, maintenir et développer une expertise d’intervention dans l’acquisition et la gestion du patrimoine archivistique régional ou touchant à l’histoire de la région;
- réduire l’accumulation inutile de documents non pertinents en appliquant des critères de sélection bien définis.
Principes
Afin d’atteindre ses objectifs, ladite politique applique les principes suivants:
- la conservation des documents ayant une valeur de témoignage historique significative pour la région de Vaudreuil-Soulanges;
- le respect des grands principes archivistiques reconnus et particulièrement le principe de provenance et de respect des fonds dans le but de conférer aux fonds leur pleine valeur de témoignage historique et d’en éviter le morcellement;
- la réévaluation périodique de toute acquisition de fonds d’archives afin de ne conserver que les fonds ayant une valeur de témoignage historique significative; on pourra alors se départir de certains fonds, soit en les retournant à leurs propriétaires, soit en les offrant à d’autres dépà´ts ou personnes physiques ou morales intéressés et soucieux de leur conservation;
- le respect des politiques et des orientations spécifiques des autres centres voués à la conservation de documents d’archives, particulièrement ceux de la région immédiate de Vaudreuil-Soulanges, de Montréal et de la Montérégie;
- le respect de la capacité d’acquisition, de traitement, de conservation et de diffusion du Centre d’archives de Vaudreuil-Soulanges en regard de la disponibilité des ressources financières, matérielles et humaines du Centre et de l’état dans lequel se trouvent les documents à acquérir.
Champs d'intervention
Le Centre d’archives de Vaudreuil-Soulanges concentre ses activités dans l’acquisition:
- de fonds d’archives se rapportant à l’histoire de Vaudreuil-Soulanges et touchant tous les aspects de la vie de cette région (ex : histoire sociale, économique, religieuse, etc.)
- de fonds d’archives produits par des personnes physiques ou morales ayant une valeur historique significative.
Par ailleurs, le Centre d’archives de Vaudreuil-Soulanges entent accorder une attention particulière dans l’acquisition, la conservation et la diffusion:
- de fonds d’archives se rapportant au régime seigneurial, plus particulièrement au volet de la vie des seigneurs pour l’ensemble du territoire québécois;
- de fonds d’archives se rapportant aux particularités de la région de Vaudreuil-Soulanges, notamment son caractère agricole et son rà´le important dans les communications par voie terrestre et maritime;
- de fonds d’archives présentant un riche potentiel au niveau de la généalogie des familles de la région et celles qui y sont affiliées;
- des archives institutionnelles témoignant des activités du Musée régional de Vaudreuil-Soulanges.
La nature des archives acquises peut àªtre de tout genre, incluant ainsi:
- manuscrits
- rapports
- listes
- registres
- correspondance
- contrats
- cartes et plans
- photographies
- cartes postales
- enregistrements, etc.
Aussi, le support sur lequel l’information est consignée peut àªtre de type divers:
- papier
- parchemins
- bandes magnétiques
- vidéo
- informatique, etc.
Le Centre d’archives de Vaudreuil-Soulanges favorise aussi l’acquisition de volumes de référence pour sa bibliothèque. Différents sujets sont privilégiés, dont:
- l’histoire (régionale, provinciale et nationale) et tout autre domaine connexe (ethnologie, folklore, archéologie, art québécois, biographies historiques…)
- la généalogie
- la muséologie
- l’archivistique
Ces volumes peuvent aussi provenir d’auteurs de la région. En règle générale, le Centre d’archives de Vaudreuil-Soulanges ne privilégie toutefois pas l’acquisition de littérature populaire, scientifique, religieuse, d’essais ou tout autre type de volume à moins qu’il n’ait un lien précis avec l’histoire de la région de Vaudreuil-Soulanges.
Modes d'acquisition
Le Centre d’archives de Vaudreuil-Soulanges privilégie le don et le legs comme modes d’acquisition. Cependant, le pràªt et le dépà´t d’archives peuvent àªtre envisagés sous certaines conditions. Toute acquisition donne lieu à un protocole d’entente sous la forme d’un contrat en bonne et due forme précisant les droits et obligations des parties. Un reà§u pour fins d’impà´t pourrait àªtre émis à la demande du donateur. Toutefois, le reà§u ne serait donné qu’après évaluation du fonds d’archives et une fois que le protocole d’entente serait entériné et signé par les deux parties. L’évaluation se fait après l’inventaire sommaire des documents et au moyen d’une grille d’évaluation (voir en annexe) basée sur les critères d’acquisitions décrits ci-dessous. Un archiviste ou toute personne compétente dans ce domaine est chargé de cette évaluation et peut aller prendre conseil, au besoin, auprès d’historiens de la région ou après de l’archiviste régional.
Les procédures à respecter dans les cas d’acquisition sont les suivantes:
- L’acquisition de fonds d’archives se fait par un protocole d’entente auquel est annexé l’inventaire des documents.
- Le protocole est signé en deux exemplaires originaux, par le donateur, par un représentant du Centre d’archives de Vaudreuil-Soulanges et par un témoin. Un exemplaire est remis au donateur et l’autre est versé au dossier d’acquisition de ce fonds ou collection dans les dossiers du Centre d’archives. Toutes les pièces pertinentes à la transaction y sont jointes et en font partie intégrante.
Critères d'acquistion
- Valeur de recherche: L’acquisition de ce fonds d’archives profite-t-elle au Centre d’archives de Vaudreuil-Soulanges et à ses chercheurs? Renferme-t-il des documents significatifs et intéressants relativement aux courants de la recherche? S’inscrit-il dans les champs d’intervention que le Centre d’archives a défini (voir ci-haut)?
- Unicité et complémentarité: Le fonds d’archives est-il unique dans la région? Retrouve-t-on des exemplaires des documents ailleurs? Le fonds vient-il compléter un ou des ensembles d’archives déjà conservés au Centre d'archives de Vaudreuil-Soulanges?
- Valeur historique: Le fonds d’archives prendra-t-il de la valeur avec les années? Contribue-t-il à une meilleure connaissance de l’histoire régionale et/ou nationale?
- Valeur du support: Quels sont les types de supports retrouvés dans le fonds d’archives? Quelle est la durée de vie des supports en question? Dans quel état se trouvent les documents, sont-ils bien conservés ou détériorés? Sont-il pliés, roulés, moisis? Faudra-t-il investir temps et argent pour les restaurer ou récupérer l’information qu’ils contiennent? Le format des documents demandera-t-il des investissements pour leur entreposage (ex : cartes)?
- Qualité du fonds d’archives: Le fonds d’archives renferme-t-il des manuscrits originaux ou des copies, des photocopies, des photographies, des cartes et des plans, etc? Le fonds est-il classé, dispose-t-il d’un guide quelconque? Quels sont les efforts à àªtre investis pour la création d’un instrument de recherche? Les documents pourront-ils àªtre mis en consultation et/ou diffusés dans un délai raisonnable?
